설명 잘하는 방법 (1)
우리는 회사에서 매일 의사소통을 한다. 초등학교, 중학교, 대학생 때까지 의사소통의 중요성을 이해하지 못했었는데, 회사에서 일을 시작하니 그 중요성이 도드라졌다. 어떤 사람의 말은 잘 이해가 되는데 어떤 사람의 말에는 물음표만 남는 경우도 있다. 왜 이런 차이를 만들까?
이런 메시지는 좋지 않다
좋은 의사소통은 간단하다. 메시지를 받는 사람이 명확하게 발화자의 의도를 이해하면 된다. 하지만 나의 의도를 정확하게 설명하는 것은 어렵다. 어려운 이유는 다음과 같다.
상대방과 배경지식이 다른 것을 고려하지 않을 수 있다. 회사에서는 전문 용어로 이야기를 한다. 아무리 같은 직종에서 일을 하더라도 사람마다 가지고 있는 전문 지식은 다르다.
어려운 용어를 자주 사용할 때도 문제다. 앞선 전문용어의 경우와 비슷하지만 애초에 일상에서 잘 사용하지 않은 어려운 단어를쓰기 때문이다. 쉬운말을 두고 굳이 어려운 단어를 사용할 필요는 없다.
결론을 써놓지 않고 상대방이 결론을 추론하게끔 하는 경우도 있다. 메시지를 받은 사람은 결론을 잘못 추론할 수도 있다.
메시지를 명확하게 하는 법
앞서 설명한 안 좋은 예를 피하면 된다. 결론이 있는 문장이라면 결론부터 적는다. 그 후에 상세한 설명을 이어나간다. 상대방의 배경지식을 고려해서 쉬운 부분은 함축하고 어려운 부분은 좀 더 풀어써야한다. 그리고 어려운 일상 용어를 사용하면 안된다. 중학생이 알아들을 수 있는 일상 용어를 사용하면 된다.
추가로 더욱 상대방의 이해도를 높일 수 있는 방법이 있다. 적절한 이미지를 사용하는 것이다. 스크린샷을 통해서 설명하는 경우에는 간단한 편집으로 강조를 하는 것이 좋다. (필자가 사용하는 툴은 shottr이다.) 비슷하게 동영상으로 설명하는 것도 좋다.
두번째로는 볼드체로 강조를 하는 것이다. 슬랙(메신저)나 워드에는 글자 굵기를 조절할 수 있다. 강조하고 싶은 부분을 굵게 하면 된다.
위 방법들만 따라도 상대방이 더욱 잘 이해할 수 있다. 본글은 글의 내용 자체보다는 기술적인 부분에 초점을 두었는데, 다음에는 내용 자체에 집중해서 효과적인 설명법에 대해 작성하겠다.